Tagung organisieren an der Universität – Vor der Tagung

Sie organisieren eine Tagung an der Universität? Hier gibt es einige spezielle Dinge zu beachten, die für Tagungen an anderen Orten etwas anders funktionieren. Wir haben einmal für Sie zusammengefasst, was bei einer Tagungen an der Uni alles beachtet werden sollte. Natürlich gibt es je nach Hochschule und Fachbereich andere Anforderungen zu beachten. 

12 Monate vorher: Konzept entwickeln und Finanzierung klären

Etwa ein Jahr vor der Tagung sollten Sie bereits das Konzept der Tagung überlegen. Was ist das Thema bzw. die Fragestellung der Tagung? Wer ist die Zielgruppe? Soll es eine internationale Tagung werden oder richtet sich die Tagung an Studierende und Forschende vor Ort? Wie stellen Sie sich ungefähr den Rahmen der Tagung aus: Soll die Tagung eher Workshop-Charakter haben oder gibt es Vorträge mit Podiumsdiskussionen? 

Neben dem Konzept ist es auch sehr wichtig, dass Sie sich frühzeitig um die Finanzierung der Tagung kümmern. Denn eine Tagung kann teuer werden und Sie müssen unbedingt sicherstellen, dass Sie die Tagung auch bezahlen können. Oft werden Tagungen an Universitäten auch über Drittmittel bezahlt, zum Beispiel mit Mitteln der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) oder des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF). Für Fragen zur Finanzierung Ihrer Tagung gibt es meist Servicestellen in der Verwaltung Ihrer Universität. Informieren Sie sich bei Kollegen, wo die richtigen Ansprechpartner zu finden sind und fragen Sie alles, was Sie wissen müssen. Häufig müssen Sie sich mit Ihrem Konzept um die Drittmittel bewerben. 

9 Monate vorher: Raum und Redner organisieren

Etwa neun Monate, bevor die Konferenz geplant ist, sollten Sie sich um die Rednerinnen und Redner und geeignete Räumlichkeiten kümmern. Suchen Sie spannende, passende Redner aus und kontaktieren Sie diese. Meist müssen Sie dafür schon etwas über die finanziellen Rahmenbedingungen wissen, denn viele Redner erwarten ein Honorar für Ihren Vortrag und Reisekosten bzw. Übernachtungskosten. Natürlich ist vielen auch wichtig, wer sonst noch als Redner angefragt wurde, denn eine Tagung ist der ideale Ort zum Netzwerken.

Auch sollten Sie sich spätestens jetzt um die Räumlichkeiten kümmern. Gibt es an der Universität oder Hochschule einen geeigneten Raum? Das wäre die einfachste und preisgünstigste Lösung. Wenn nicht, dann hören Sie sich um, was es sonst noch für Räume gibt. Wo fanden vergangene Tagungen statt? Bitte beachten Sie, dass die Raummiete sehr unterschiedlich ausfallen kann.

Je nachdem, wie Sie sich Ihre Tagung vorstellen, sind unterschiedliche Anforderungen an die Räumlichkeiten gestellt. Soll alles in einem Raum stattfinden, da bei der Tagung nur etwa 50 Teilnehmer erwartet werden? Oder erwarten Sie mehrere Vorträge zeitgleich? Auch ein Foyer bzw. Vorraum für die Registrierung der Teilnehmer, das Catering und ähnliches ist sinnvoll. 

6 Monate vorher: Programm festlegen und Tagung bewerben

Etwa ein halbes Jahr vor der Tagung sollten Sie das Werbematerial für Ihre Tagung erstellen. Das heißt, zu diesem Zeitpunkt sollte das Programm mehr oder weniger stehen. Können Sie VIPs für ein Grußwort gewinnen? In welcher Reihenfolge finden die Vorträge oder Diskussionen statt? Gibt es ein Rahmenprogramm, das auch im Programmheft erwähnt werden sollte (zum Beispiel musikalische Eröffnung der Tagung)? Wann sind die Pausen? Gut ist, wenn man sich für die Tagung anmelden muss. Dann können Sie besser planen, wie viele Teilnehmer ungefähr kommen. 

Wenn das Programm steht, können Programmhefte, Flyer und Plakate gedruckt werden. Sie sollten hier mit einem Grafikdesigner zusammenarbeiten, denn dadurch sehen die Druckerzeugnisse deutlich professioneller aus. Bitte beachten Sie auch die Druckkosten, die Sie für diese Werbemittel haben werden und entscheiden Sie sich je nachdem für Hochglanz- oder einfache Druckerzeugnisse.

Zeitgleich können Sie anfangen, Ihre Veranstaltung auch online zu bewerben. Erstellen Sie eine Facebook-Veranstaltung, posten Sie die Tagung in Newslettern und über Verteiler Ihrer Fachrichtung. Und teilen Sie der Hochschule mit, dass die Tagung stattfindet. Oft haben Universitäten einen Veranstaltungskalender auf ihrer Webseite, der von Uni-Mitarbeitern bestückt werden kann.

6-4 Monate vorher: Unterkünfte und Flüge organisieren

Etwa vier bis sechs Monate vor der Tagung sollten Sie auch die Unterkünfte der Referenten organisieren. Informieren Sie sich also bei den Referenten, wer eine Unterkunft benötigt und in welchem Zeitraum. Informieren Sie sich  bei den Geldgebern über den finanziellen Rahmen der Übernachtung. Und dann reservieren Sie Hotelzimmer in der Nähe der Tagung (am besten fußläufig).

Auch sollten die Teilnehmer nun spätestens Ihre Anreise planen, also etwa Zug- und Flugtickets buchen. Sie sollten sie daran erinnern und auch darauf hinweisen, welche Reisekosten erstattet werden können.

4 Monate vorher: Tagungstechnik ausleihen, Personal einstellen, Bewirtung organisieren, Ortsbegehung machen

Spätestens vier Monate vor der Tagung sollten Sie sich um die Tagungstechnik kümmern. Zur Grundausstattung fast jeder Tagung gehören Mikrofone, Lautsprecher, Laptops, Beamer und Leinwand, eine Kamera zur Dokumentation der Tagung und der Internetzugang. Darüber hinaus kann je nach Tagungsformat weitere Technik anfallen, zum Beispiel Tischmikrofone, Wurfmikrofone, Beleuchtung etc. Bitte informieren Sie sich an Ihrem Tagungsort, was schon vorhanden ist. Was nicht vorhanden ist, können Sie ausleihen, zum Beispiel über RENLO.

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Auch sollten Sie nun das passende Personal für Ihre Tagung einstellen. Meist sind studentische Hilfskräfte oder Studierende aus Ihren Seminaren gerne bereit, gegen einen Stundenlohn bei Ihrer Tagung zu helfen. Sie sind dann für die Registrierung der Teilnehmer zuständig, assistieren bei der Publikumsdiskussion mit den Mikrofonen, stellen Getränke für die Redner bereit und helfen bei allem aus, was anfällt. 

Vier Monate vor der Tagung kümmern Sie sich auch um die Bewirtung während der Tagung. Gibt es abends einen Empfang mit Catering? Gibt es Kaffeepausen? Bitte kümmern Sie sich nun darum. Bitte achten Sie darauf, die finanziellen Rahmenbedingungen einzuhalten. Nicht jede Bewirtung wird von den Geldgebern bezahlt.

3 Monate vorher: Programm verschicken

Drei Monate vor der Tagung sollten Sie auch noch einmal für Ihre Tagung werben. Laden Sie Menschen persönlich ein, die Sie gerne dabei haben möchten. Sie können dafür auch Flyer per Post verschicken. Schicken Sie Ihre Veranstaltung über Uni-Verteiler, Fachverteiler und sonstige Newsletter. Auch die Fachschaft Ihres Instituts ist bestimmt gerne bereit, Studierende über Newsletter einzuladen. Legen Sie Flyer aus und hängen Sie Plakate an relevanten Orten auf, etwa an den Bibliotheken und Instituten. Gibt es mehrere Unis in Ihrer Stadt? Dann legen Sie an relevanten Fachbereichen auch dort Flyer aus. 

4 Wochen vorher: Ortsbegehung

Einen Monat vor der Tagung sollten Sie eine Ortsbegehung machen und dafür auch die teilnehmenden Hilfskräfte dabei haben. Hier können Sie dann alle Fragen klären und auch besprechen, wer für was zuständig sein wird. Wie wird die Bestuhlung aussehen? Wo wird das Catering stehen? Wer kocht Kaffee? Wer hilft mit den Mikrofonen? Gibt es sonstige Deko, die Sie noch organisieren müssen (zum Beispiel Lampen oder Pflanzen)? 

14 Tage vorher: Endspurt

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14 Tage vor der Tagung geht es in die “heiße Phase”. Wahrscheinlich werden Sie in dieser Zeit fast nur noch an die Tagung denken und viel zu tun haben. Schaffen Sie sich also Freiräume, um Unerwartetes zu organisieren.

In den letzten Wochen vor der Tagung sollten Sie die wichtigsten Informationen an Ihre Referenten schicken. Diese sollten etwa Lagepläne von Tagungsraum und Hotels enthalten und auch noch einmal Infos zum Programm enthalten. 

Je nachdem, wie viele Teilnehmende sich  bereits angemeldet haben, können Sie auch noch einmal etwas für Ihre Veranstaltung werben. Sie können die Veranstaltung auch ein zweites Mal über einen Verteiler schicken.

Und dann startet Ihre Tagung. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg dabei und viel Freude bei den Vorbereitungen.

Was Sie während und nach einer Tagung an der Universität beachten sollten, erfahren Sie hier.