Tagungen an der Universität organisieren – Während und nach der Tagung

Sie organisieren eine Tagung an der Universität, etwa als wissenschaftlicher Mitarbeiter oder Mitarbeiterin. Die letzten Monate waren stressig und Sie haben einiges organisiert. Nun ist es endlich soweit: Die Tagung findet statt. Hier geben wir einige Ratschläge und Hinweise, was aus organisatorischer Sicht während und nach der Tagung alles beachtet werden sollte. Außen vor lassen wir an dieser Stelle die inhaltliche Vorbereitung auf die Tagung. Diese ist natürlich jedem selbst überlassen. (Wir haben auch schon einen Artikel dazu geschrieben, was vor einer Tagung beachtet werden sollte. Schauen Sie doch einmal in den Artikel.)

Kurz vor der Tagung: Letzte Unterlagen ausdrucken

In den letzten Tagen vor Ihrer Tagung an der Universität sollten Sie die letzten Druckerzeugnisse ausdrucken und bereitlegen. Dazu gehören die Namensschilder. Oft gibt es an der Uni Stellen, bei denen Sie Namensschildhüllen ausleihen oder günstig kaufen können. Drucken Sie die Namensschilder am besten mit dem “Corporate Design” der Universität oder Hochschule aus. Das sieht professioneller aus. Meist gibt es Vorlagen der Universität dafür.

Außerdem sollten Sie die Formulare, die Referenten oder Teilnehmende unterschreiben müssen, ausdrucken. Oft die Finanzierung Ihrer Tagung an eine bestimmte Teilnehmerzahl gebunden. Denken Sie also auf der Tagung daran, die Teilnehmer auf einer Liste unterschreiben zu lassen. Auch ist es auf der Tagung sinnvoll, den Rednern ihre Verträge zu geben und die Reisekosten und das Honorar abzuklären. 

Damit die Teilnehmende und Referenten Ihre Tagung auch finden, sollten Sie an die Wegeleitung denken. Drucken Sie sich Schilder mit Pfeilen und Tagungsname aus, die Sie am Tag der Tagung an den wichtigsten Punkten im Gebäude (und davor) aufhängen. Achten Sie darauf, dass Sie keine Fluchttüren verhängen, sonst werden Ihre Schilder vom Hausmeister schnell wieder abgehängt.  

Während der Tagung

Der große Tag ist gekommen: Ihre Tagung steht an. Endlich lernen Sie die Referenten kennen und starten den Tag. Testen Sie vor dem Beginn der Tagung, ob die Tagungstechnik funktioniert. Testen Sie auch ausgeliehene Displays und Laptops. Stellen Sie sicher, dass alle Hilfskräfte wissen, was sie tun sollen und zu welchen Zeiten. Kommt das Catering und der Kaffee rechtzeitig? Damit Sie nicht an alles selbst denken, ist es sinnvoll, wenn Sie sich auf der Tagung selbst auf das wissenschaftliche Programm der Tagung konzentrieren und für organisatorische Fragen eine studentische Hilfskraft zuständig ist. 

Denken Sie in Ihrer Eröffnungsrede daran, sich bei den Beteiligten und Mitorganisatoren zu bedanken. Halten Sie die Uhrzeit stets im Blick und ermahnen Sie Referenten, wenn diese zu sehr überziehen. Es ist wichtig, dass auch die späteren Redner genug Zeit bekommen. 

Ansonsten gilt: Genießen Sie Ihre Tagung! Sie haben in den letzten Monaten so viel dafür getan, um sie möglich zu machen. Und behalten Sie im Kopf, dass immer etwas schief geht. Das gehört einfach dazu!

Nach der Tagung

Direkt im Anschluss an die Tagung sollten Sie Ihre Notizen sortieren und sich ein Gedächtnisprotokoll machen. Dies ist hilfreich, wenn Sie einen Abschlussbericht veröffentlichen möchten, zum Beispiel auf Portalen oder Verteilern. Überlegen Sie, ob eine Pressemitteilung sinnvoll ist und verfassen Sie diese. Erkunden Sie sich auch bei den entsprechenden Stellen, ob weitere Dokumente oder Berichte nötig sind.

Achten Sie nach der Tagung auch darauf, dass alle noch offenen Rechnungen spätestens jetzt beglichen werden müssen. Sprechen Sie auch noch einmal mit den Geldgebern der Tagung und geben Sie ein Feedback. Auch die Hilfskräfte freuen sich sicher über ein Feedback, ein Zeugnis oder eine Einladung zum Pizza essen.

Sie können nun stolz sein, Ihre Tagung erfolgreich hinter sich gebracht zu haben!